カイトスタジオアプリガイド

KITE STUDIO · STAFF GUIDE

社内アプリガイド

使っているアプリの入口と、変更点・操作方法をまとめました。

NEW交通費精算UPDATEデーター転送REVIEWインストール方法
THIS GUIDE
i
新しい機能と、忘れた時に確認する操作をまとめています

交通費精算は新規、画像転送は大幅アップデート。インストール方法は復習用です。

01
APPLICATIONSアプリの説明

01 · APPLICATIONS

使っている4つのアプリ

新しいアプリ、大幅に更新したアプリ、以前から使っているアプリをまとめています。スマホ・PCどちらからでも開けます。

TIP よく使うアプリは、ブックマークかホーム画面への追加がおすすめです。
02
INSTALL & REVIEWインストールの仕方

02 · INSTALL & REVIEW

インストール方法
忘れた時の確認用

ホーム画面への追加、ログイン、更新方法を必要な時に確認できます。

01

ホーム画面に追加

スマホもPCも、アプリのようにアイコンから直接開けます。

02

Googleでログイン

社内指定の3つのアカウントのいずれかを利用します。

03

更新して最新版へ

更新のお知らせが出たら、押して再読み込みしてください。

INSTALL

ホーム画面に追加する

交通費精算・予定表・データー転送・ハンコの4つは、スマホのホーム画面やPCのアプリ一覧に追加できます。追加しておくと、他のアプリと同じようにアイコンから直接開けて便利です。

📱 iPhone
  1. Safariでアプリのページを開く
  2. 下部の共有ボタン(□に↑)をタップ
  3. 「ホーム画面に追加」を選ぶ
🤖 Android
  1. Chromeでアプリのページを開く
  2. 右上の「⋮」メニューを開く
  3. 「ホーム画面に追加」または「アプリをインストール」を選ぶ
🖥️ PC(Chrome)
  1. Chromeでアプリのページを開く
  2. アドレスバー右端のインストールアイコンをクリック
  3. 「インストール」を選ぶ
💡

アイコンが見当たらない場合ブラウザのメニュー内に「ホーム画面に追加」「アプリをインストール」に近い表現の項目があります。一度探してみてください。

LOGIN

ログイン先のアドレス

どのアプリも、次の3つのいずれかのGoogleアカウントでログインしてください。フリーアドレスなので、ログイン中のアカウントと入力する本人が一致しなくて大丈夫です。交通費精算アプリでは画面上部で改めて「誰の精算か」を選びます。

今回のポイントUPDATE

更新のお知らせが出たら

アプリを改良した時、画面上部に更新のお知らせバーが出ることがあります。見かけたら押して再読み込みしてください。入力中のデータが消えることはありません。

DEVICE

スマホ対応について

基本的にどのアプリもスマホ・PCの両方で動きます。ただしスマホ専用の画面を作ってあるのは予定表だけです。他のアプリはPC向けの画面のままなので、スマホだと文字が小さく見えにくいことがあります。

04
TRANSPORTATION EXPENSE交通費精算

04 · NEW TRANSPORTATION APP

新しい交通費精算アプリ

通勤・近場の移動は「日常交通費」、宿泊を伴う出張は「出張旅費」から入力します。どちらも入力内容は自動保存されます。

🚃
DAILY

日常交通費の入力

通勤・近場の移動などを月ごとに記録します。トップ画面の「🚃 日常交通費精算」タブです。

  1. 01

    精算出張者・対象年月度を選ぶ

    画面上部のプルダウンから選びます。

  2. 02

    明細を入力する

    日付・行先・移動区間・金額を入力します。「🔍 計算」ボタンで運賃を自動検索できます。「+ 1行追加」で行を増やせます。

  3. 03

    自動保存されます

    入力するたびに自動で保存されます。画面右上の「✅ 自動保存有効」で確認でき、保存ボタンを押す必要はありません。

✈️
BUSINESS TRIP

出張旅費の入力

出張の交通費・宿泊費を記録します。「✈️ 出張旅費精算」タブです。1回の出張が1ページになり、複数の出張がある月は「+ 出張を追加」でページを増やせます。

  1. 01

    出張目的・行先を入力

    ページ上部の入力欄です。

  2. 02

    交通費・宿泊費の明細を入力

    「+ 交通費明細を追加」「+ 宿泊費を追加」からそれぞれ入力します。

  3. 03

    複数の出張がある場合はページを追加

    「+ 出張を追加」で新しいページを作り、「出張1」「出張2」のボタンで切り替えられます。

05 · RECEIPT — UPDATED

領収書データー添付
(トリミングして添付)

出張旅費画面の下部「🧾 領収書貼り付け欄」から添付します。

POINT

カラーでスキャンしてください領収書はカラーでスキャンしてから添付してください。

1
DROP / SELECT

写真・PDFを選ぶ

写真をドラッグ&ドロップ、またはタップして選択。スマホで撮った写真・PDFどちらも対応しています(1ファイル10MBまで)。

2
RECEIPT

四隅を合わせる

自動では枠が付きません。オレンジの丸4つを指でドラッグして、レシートの実際の四隅に合わせてください。

3
90°

向きを整える

横倒しなら「↻ 90°回転」。向きを直してから、もう一度四隅を合わせてください。

4

使い方を選んで確定

「撮り直す」「トリミングせずこのまま使う」「この枠で確定」から選びます。枠がうまく合わない時は、そのまま使って問題ありません。合わなければ「撮り直す」で最初からやり直せます。

AI

自動で内容が読み取られます日付・金額・取引先をAIが読み取り、交通費または宿泊費の行へ自動入力します。読み取り結果は必ず人の目で確認し、間違っていれば直してください。

添付した領収書は一覧に残りますサムネイルと「原本」「削除」ボタンが並びます。ページを移動しても残るので、何を添付したか後から確認できます。

📎

紙の原本は、当面は今まで通り保管してくださいアプリへの登録は電子帳簿保存法上の正式な保管方法ではまだありません(要件が複雑なため検討中)。要件を満たし次第、デジタル保管に切り替えます。

申請期限翌月 5日

まで。忘れずに申請してください。

06 · CHECK & SUBMIT

確認・申請(PDF保存)する

今回のポイント印刷は不要です。PDFプレビューで内容を確認し、申請ボタンで完了します。

01
PDF

「📄 精算書」で確認

ポップアップウィンドウで精算書のプレビューが開きます。内容を確認したら「閉じる」で戻れます。以前のように印刷する必要はありません。

02
🔒

「申請」で確定

申請すると内容がロックされ、以降は編集できません。画面に「🔒 申請済み」マークが出ます。修正が必要な場合は管理者に連絡してください。

申請前によく確認してください。申請後の修正は管理者の操作が必要です。

07 · MORE

便利機能・
過去のデータ

行のコピー、運賃検索、登録ルート、AIへの相談など、便利な機能がいろいろ付いています。一つひとつ説明すると長くなってしまうので、この説明書では省略します。使いやすくなるように研究して作ってあるので、実際に触りながら覚えてください。

🗂️

過去のデータも参考として入っています履歴画面から見られるので、入力に迷ったら過去の実例を参考にしてください。過去の参考データーは往復の金額になっている場合があるため、参考として使ってください。

03
DATA TRANSFER画像転送システム

03 · DATA TRANSFER — MAJOR UPDATE

画像転送システムの
大幅アップデート

画像の納品・転送の仕組みが大きく変わりました。サーバーから直接ダウンロードする方式になり、高速化しました。

総サーバー容量約 2.0 TB画像納品に十分な容量
ファイルサイズ制限無制限大容量データもそのまま転送
保管期間60 日間経過後に自動削除
1画像を選択この時点では未送信
アップロードボタンを押す
2サーバーで処理圧縮などを実行
自動で保存
3Google共有フォルダお客様へ案内

基本の4ステップ

  1. 01

    クライアントと自分の名前を選ぶ

    最初に、クライアントと自分の名前を選びます。

  2. 02

    転送方法を選ぶ

    ZIP転送・フォルダ転送・ZIPに圧縮して転送、の3つに対応しています。

  3. 03

    画像を選択し、アップロード

    「アップロード」ボタンを押した時に初めてサーバーへデータが送られます。

  4. 04

    メールを送る

    転送後、メールソフトを開かなくてもそのままメールを送信できます。

制限・仕様

総容量(グーグルサーバー)
合計 約2TB
転送サイズ制限
なし
ウイルスチェックの表示
なし
保管期間
転送後60日で自動削除バックアップデータは今まで通り保管

使いやすくなった点

  • 転送先フォルダ作成はサブフォルダのみになりました
  • 新規のクライアントはアドレス帳から作るか、その他のフォルダを使ってください
  • ZIP圧縮がやりやすくなりました
  • 画像の再転送が可能になりました
  • ダウンロードされたファイルは、ファイルの横の色が変わって分かるようになりました(以前からある古いファイルは対象外)

定型コメント

標準の定型コメントに加えて、クライアントごとの個別コメントを選べるようになりました(例:「ライフ」の急ぎ文など)。クライアントごとのコメントの変更はアドレス帳から行います。

画面イメージ
カイトスタジオ データー転送システムの操作画面
画像転送システムの画面イメージです。実際の画面でクライアント・担当者・転送先フォルダなどを選択します。